El objetivo de este proceso es incrementar la competitividad, la eficiencia y agilizar los procesos, utilizando la tecnología para diferenciarse de la competencia y aumentar las ventas.
Fase I: Fundamentos Estratégicos y Culturales
Esta fase aborda las barreras iniciales de la digitalización: la falta de cultura, el desconocimiento de beneficios y la necesidad de una estrategia clara.
Paso 1: Compromiso de Liderazgo y Cambio Cultural (El “Por Qué”)
1. Convencer a la Dirección: El proceso debe partir por un convencimiento de los dueños o gerentes de que la digitalización es un factor clave para la supervivencia y el crecimiento del negocio.
2. Definir la Visión y Objetivos: Establecer un foco claro para el proyecto de digitalización. Los objetivos deben orientarse a Productividad (eficiencia y procesos) y Crecimiento/Ventas.
3. Abordar la Cultura Interna: Impulsar cambios en la cultura de la empresa, ya que la rigidez y las estructuras tradicionales son impedimentos principales. Es vital reducir jerarquías y promover la innovación y la colaboración continua.
4. Nombrar un Líder de Transformación: Es necesario un líder potente que dirija el proceso, fusione la tradición con la innovación y pueda impulsar la participación conjunta y global de toda la empresa.
Paso 2: Diagnóstico de Brechas y Ruta Personalizada
1. Analizar Oportunidades Digitales: Analizar las oportunidades que tiene el negocio en el mundo digital y el rol que se va a jugar, asegurando que el cambio no se realice “simplemente porque todos lo están haciendo”.
2. Identificar el Cliente Digital (Buyer Persona): Crear un perfil de usuario (prototipo de cliente) que guíe el contenido y la navegación del negocio.
3. Obtener una Ruta de Adopción (Idealmente Inteligente): Buscar un diseño dominante o guía. Una plataforma de digitalización inteligente, que use Inteligencia Artificial (IA), puede diagnosticar las necesidades de la PYME y recomendar una ruta de digitalización óptima.
Fase II: Implementación Tecnológica y Operacional
Esta fase se centra en la adopción de herramientas que aborden las brechas de conocimiento y la necesidad de aumentar la eficiencia operativa.
Paso 3: Establecimiento de la Infraestructura Digital Básica
1. Conectividad y Presencia Web: Una infraestructura tecnológica avanzada y la conectividad son condiciones necesarias para competir. Se debe establecer la presencia en Internet y crear un sitio web corporativo.
2. Kit de Iniciación Digital (MVP): Para empezar un emprendimiento, se recomienda un “Kit Digital para PYMES” que incluye un template de página web, carro de compras y sistema de pagos precargados para facilitar el inicio del e-commerce.
3. Herramientas Esenciales: Adoptar herramientas de bajo costo o gratuitas para:
◦ Email y Ofimática: Necesarias para la productividad.
◦ Almacenamiento y Respaldo: Servicios en la nube para sincronizar documentos y hacer copias de seguridad.
◦ Colaboración y Gestión: Utilizar herramientas web y móviles para organizar y planificar proyectos (como Trello) y facilitar el trabajo colaborativo.
◦ Automatización de Procesos Internos: Implementar herramientas que digitalicen y administren transacciones y gastos internos, como Expensify, para la elaboración automática de informes.
Paso 4: Ciberseguridad y Logística
1. Integrar Ciberseguridad: Generar conciencia y capacidades para resguardar la seguridad digital en el negocio. Establecer protocolos de seguridad para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y prevenir pérdidas de ingresos y daños reputacionales.
2. Mejora Logística: Abordar las brechas de logística y distribución, que son fundamentales para la experiencia del usuario. Implementar sistemas de trazabilidad o servicios que permitan gestionar la preparación, packing, distribución y atención al cliente.
Fase III: Crecimiento y Optimización Continua
Esta fase se enfoca en el uso sofisticado de la tecnología para la toma de decisiones y la adaptabilidad.
Paso 5: Marketing Digital, Medición y Experimentación
1. Medición y Analítica: Implementar un sistema (como Google Analytics) para monitorear los datos y el tráfico orgánico de forma regular. Es crucial aprender a utilizar la data para entender a los clientes y tomar decisiones precisas.
2. Canales de Venta y Promoción: Desarrollar estrategias para el Comercio Electrónico y Redes Sociales (ECommerce y RRSS). Esto incluye marketing de contenidos (Inbound Marketing) para atraer clientes con contenido útil y relevante.
3. Experimentación Continua: Adoptar metodologías ágiles como el Producto Mínimo Viable (PMV). El PMV permite la experimentación constante y el diseño iterativo para recoger el máximo conocimiento validado de los consumidores con el menor gasto posible.
Paso 6: Formación del Talento y Adaptación (Asegurar la Competitividad Futura)
1. Invertir en Formación Digital: La falta de formación digital es un impedimento clave. Es fundamental desarrollar programas continuos de capacitación digital para otorgar habilidades y competencias a los colaboradores.
2. Reskilling: Considerar programas como Talento Digital para Chile para la reconversión laboral mediante programas cortos e intensos, con foco en el “hacer” para adquirir habilidades concretas en áreas digitales.
3. Flexibilidad Organizacional: Implementar estructuras más planas y colaborativas. Si se aplica, monitorear los efectos del teletrabajo en la productividad y realizar recomendaciones para su implementación efectiva